المستقبل الآن: واقع المكتب الافتراضي

قد لا تزال فكرة الدخول في صورة ثلاثية الأبعاد لعقد اجتماع شهري للموظفين تبدو بعيدة المنال بالنسبة لمعظم أصحاب الأعمال الصغيرة ، لكن التحسينات في جودة النطاق العريض والتكنولوجيا المتاحة تعمل على توسيع خيارات الاجتماعات الافتراضية بسرعة الاعوجاج.

ومع ذلك ، حتى في العالم الافتراضي ، من الأفضل إلقاء نظرة فاحصة قبل القفز. سواء كنت تحضر ناسا إلى هولوك من الخيال العلمي في ستار تريك لتدريب رواد الفضاء ، أو رجل أعمال ناشئ يكافح من أجل التواصل مع شركاء أو عملاء عن بعد ، ينبغي أن تكون الخطوة الأولى في العالم الافتراضي المزدهر هي القيام بواجبك المنزلي لإيجاد أنسب وأرخص تكلفة حل فعال بالنسبة لك. أولاً ، إليك مقدمة حول التكنولوجيا المتاحة.

بمعنى أبسط ، الاجتماع الظاهري هو مكالمة هاتفية بين شخصين أو أكثر. الصوت الجيد ضروري للنجاح. والخطوة التالية هي إما سطح المكتب أو عملية بث الفيديوهات ومشاركة البيانات الثابتة للمحطات الثابتة ، والتي يمكن تشغيلها من البسيط - مثل برامج Skype للمستهلكين المشهورين - إلى التفاصيل. بمجرد أن تبدأ في إضافة شاشات فيديو عالية الجودة وشاشات متجانسة - والتي تضمن بشكل أساسي أن يكون وجه كل شخص بنفس الحجم ويمكن للجميع إجراء اتصال افتراضي من العين إلى العين - تصبح الأنظمة أكثر تعقيدًا وتكلفة.

تسمح تقنية ثلاثي الأبعاد أو "الانغماس" للمشاركين بالدخول إلى الاجتماع كما لو كانوا جزءًا من لعبة فيديو. تشتمل تقنية "Second Life" ، وهي بيئة ثلاثية الأبعاد افتراضية متعددة المستخدمين ، على صور تجسيدية ، أو شخصيات يصممها المشاركون لتمثيل أنفسهم أثناء تنقلهم في العالم الافتراضي. بالنظر إلى كل هذه الأمور المتاحة اليوم ، فإن قاعة مليئة بالصور المجسمة التي يتدخل فيها المشاركون (اعتقد أن مجلس الشيوخ المجري في حرب النجوم) لا يبدو بعيد المنال أو الخيال العلمي كما كان من قبل.

قامت شركة Homecare Homebase ، وهي شركة تبلغ من العمر 10 أعوام ومقرها دالاس ، توفر حلول برمجية على شبكة الإنترنت لصناعة الرعاية المنزلية ، بحفظ تكاليف سفر كبيرة من خلال ربط موظفي المقر ومديري المشاريع في دالاس بالتقنيين المقيمين في بروسبيكت ، إحدى ضواحي لويزفيل بولاية كنتاكي عبر مؤتمر افتراضي. يقول جاي كونسيس ، كبير الاستراتيجيين في الشركة: "لقد أنفقنا حوالي 20 ألف دولار شهريًا على نفقات السفر الأساسية بين دالاس وكنتاكي" . "مع نظام الفيديو عالي الجودة ، قطعنا شوطًا كبيرًا في ذلك ، وحفظنا أموالًا كبيرة هناك".

التكلفة والبرمجيات مطالب مثل هذه النظم مرتفعة. لكن يمكن تعويضهم عن طريق التوفير في مصاريف السفر التي ستتكبدها فرق بعيدة المدى تحتاج إلى التفاعل. علاوة على ذلك ، إذا لم تكن هناك حاجة لمقر شركة مادي ، فقد تجد شركة ناشئة أن الأمر يستحق التكلفة لبدء مقر افتراضي متحرك يمكن للناس الوصول إليه في جميع أنحاء العالم.

في الواقع ، كانت الشركات تتبنى المسار الافتراضي في السنوات الأخيرة ، خاصة منذ الانهيار الاقتصادي في عام 2009 الذي دفع الشركات إلى خفض ميزانيات السفر والبحث بقوة عن بدائل لجهات الاتصال الشخصية ، وجلسات التدريب في الموقع وفعاليات التجارة البدنية. وقد مكنت التحسينات في جودة الصوت والفيديو وفي سرعة التسليم ، وتطور الأدوات الافتراضية ، من توفير سبل معقولة حول تكاليف السفر الباهظة الثمن.

الشركات المتقدمة التي تشارك في تمكين التقنيات الافتراضية ودعم البرامج ذات الصلة - Hewlett-Packard ، و Second Life ، و Adobe ، و Cisco ، و IBM ، و Microsoft ، و Citrix ، وما شابه ذلك - كانت رائدة في النماذج لتجنب العديد من المزالق المرتبطة بالغرق الفعلي.

وشوف الظاهري

إحدى الشركات التي تم فرضها على العالم الافتراضي عندما توتر الاقتصاد في عام 2009 كانت شركة Planview ، وهي شركة لحلول إدارة المحافظ ومقرها تكساس ، تزود العملاء المتميزين إلى حد كبير ببرنامج المؤسسات. مع قيام العملاء بإلغاء خططهم لحضور مؤتمر المستخدمين الشخصي السنوي للشركة ، "لقد كنا نحاول معرفة ما يجب القيام به - هل نلغي ، هل نجرب شيئًا ما عبر الإنترنت؟" يروي كيمبرلي ستون ، مدير خدمات الويب والإبداع.

هل تفكر في عقد المؤتمرات عبر الإنترنت؟ النظر في هذا.

1. ما هي حالات الاستخدام التي تحتاج إلى حلول لها؟ كم عدد الخارجية؟ داخلي؟

2. البحث عن رؤى الصناعة في نقاط القوة والضعف في بدائل الحلول المختلفة.

3. غلي الخيارات المتاحة أمامك في حلين أو ثلاثة ، وقم بإجراء نسخة تجريبية مجانية. اختبر كل منها كيف يلبي الحل احتياجاتك المحددة.

4. فكر في حالات الاستخدام الأكثر شمولاً. حاول معرفة كيفية تلبية احتياجات كل فرد داخل المؤسسة مقابل مجموعة فرعية تتناول معايير المستخدمين الأقوياء داخل المجموعة.

5. هيكِّل اتفاقية ترخيص مناسبة لمؤسستك.

"لم نفهم حقًا ما كان الحدث الافتراضي في ذلك الوقت. لقد ذهبت إلى Virtual Edge Summit لاستكشاف خياراتنا ، وتمكنت من العودة ببعض الأفكار الحقيقية حول كيفية تلبية الخطط الافتراضية لاحتياجاتنا. الشركة 350 موظفا مع مكاتب في جميع أنحاء العالم ابتكرت نسخة افتراضية من الحدث المباشر السنوي. لقد أدرجنا جميع مكونات حدثنا ، وصولاً إلى محادثات الأروقة ، لنرى كيف يمكننا إعادة إنشاء نظام أساسي افتراضي. تحدثنا عن أهداف الحدث ، وقمنا بتطوير مصفوفة للميزات ، ثم قمنا بتقييم البائعين بناءً على تلك المصفوفة … كانت تجربة المستخدم المناسبة وسهولة الاستخدام أمرًا لا بد منه في مصفوفة لدينا. "

فرق من Planview و Unisfair ، الشركة التي استأجرت للمساعدة في إنتاج الحدث ، تعاونت وكانت النتيجة النهائية نجاحًا كبيرًا - مع زيادة بنسبة 250 في المائة في حضور الحدث المباشر. عاد Planview إلى الأحداث المباشرة في العام المقبل ، ولكن الآن يبحث عن طريقة مختلطة.

يبحث البحث عن الخيارات الافتراضية المثلى للمؤسسة في البحث ، تمامًا مثل أي جزء من خطة العمل. يقول مايكل دويل ، المؤسس والمدير التنفيذي لمعهد Virtual Edge ، وهو مشروع تم إطلاقه في عام 2008 لمساعدة المؤسسات على الاستفادة من التكنولوجيا لتعزيز تجربة الحدث بشكل عام: "محاولة مقارنة خيارات البرامج الافتراضية بشكل قاطع يشبه مقارنة التفاح والبرتقال والخوخ والخوخ". توليد الدخل. "ما نقول للناس أنه يتعين عليهم القيام به هو أولاً تحديد ما يريدون تحقيقه. قد يختلف أحد البرامج عن الآخر ، حتى لو كان كلاهما من فئة الأعمال ".

رسم الخرائط بها

بالنسبة لمعظم الشركات ، يبدأ التخطيط الافتراضي على نطاق صغير. ولكن سواء تم وضعه لأول مرة على تلفزيون بلازما في غرفة الاجتماعات أو على لوحة بيضاء أو كمبيوتر محمول أو لوحة قانونية بالمدرسة القديمة ، فيجب أن يبدأ المسار إلى العالم الافتراضي بخريطة طريق تنظيمية توضح من يريد أن يفعل ما - المهام والتواصل ويوضح مارك غورزينسكي ، كبير العلماء في شركة "هالو" من HP ، الذي ينشئ غرف مؤتمرات مذهلة عبر الفيديو تستخدمها في المقام الأول الشركات المصنعة الكبرى ، وكبار اللاعبين ، وعدد الأشخاص الذين سيشاركون ، وما إلى ذلك. سيؤدي هذا التعيين مباشرة إلى نوع من المعدات التي ستدعم تلك الاحتياجات. في الصناعات المالية والصحية والتأمين.

يقول مايكل لوندجرين ، مدير تسويق المنتجات في Adobe Connect ، إنه يتعين على المؤسسات الصغيرة التفكير في حالات استخدامها عند النظر في تكنولوجيا المؤتمرات عبر الإنترنت ، والتي تقدم حلولًا لعقد المؤتمرات عبر الإنترنت للاجتماعات عبر الإنترنت ، والتعليم الإلكتروني وندوات الويب بناءً على تقنية Adobe Flash لعملائها. جميع المقاسات.

"هل من المهم في المقام الأول الوصول إلى الأشخاص داخل المنظمة أو خارجها ، أو كليهما؟" "هل يجب أن يتمكن الأفراد أو المجموعات من الانضمام بسهولة إلى الاجتماعات دون تنزيل برامج إضافية؟ هل من المهم دعم الأجهزة المحمولة المختلفة؟ هل من المهم مشاركة مجموعة متنوعة من أنواع المحتوى المختلفة؟ هل من المهم إعداد غرفة اجتماعات للاستخدامات المختلفة مقابل الاضطرار إلى إعداد غرفة اجتماعات جديدة تمامًا في كل مرة؟ "

لمعرفة الاحتياجات الافتراضية للشركة ، قام كل من Gorzynski ومدير تصميم HP Experience Mike Derocher بتقسيم أهداف الاجتماعات إلى أربع وظائف.

التنشئة الاجتماعية: تلتقي مجموعة من الأشخاص للتعرف على بعضهم البعض بشكل أفضل أو لبناء الثقة.

التنسيق: تحاول مجموعة من الأشخاص القيام بمهمة بسيطة ، مثل محاولة مزامنة الجداول.

التعاون: تقوم المجموعة بسؤال الناس عن آرائهم ، أو تبادل البيانات المالية ، أو الإجابة على الأسئلة أو تلقي الملاحظات. حوار حقيقي يحدث.

تعاون حقيقي: تقوم مجموعة من الأشخاص بإنشاء محتوى جديد ومعلومات مشتركة.

يقول جورزينسكي: "بعض هذه البيانات تتمحور حول البيانات وبعضها يركز على الناس". "الصوت هو العملة لكل شيء ؛ لا يمكنك فعل الكثير بدون نظام صوتي جيد. للتنسيق ، تحتاج إلى بيانات بسيطة ، لمشاركة الشرائح ، لذلك تحتاج إلى نظام جيد لعقد المؤتمرات عبر الإنترنت وقناة صوتية. هذا كل ما تحتاجه. عندما تدخل في تعاون وتعاون ، تبدأ في زيادة تعقيد البيانات ، ويساعد على أن تكون قادرًا على القيام بأكثر من شيء في وقت واحد ، وأن تحصل على نوع أدوات البيانات التي تحتاجها ؛ على سبيل المثال ، هل يمكنك مشاركة تطبيقاتك بنجاح؟ "

الوجوه مهمة

يمكن أن يوفر تقييم تقييمات التعاون المتاح أو برنامج عقد المؤتمرات عبر الإنترنت مقابل احتياجاتك إرشادات.

يقول غورزينسكي: "الشيء الآخر الذي يحدث هو أن التنشئة الاجتماعية تصبح أكثر أهمية في هذه الاجتماعات الأخرى". "عندها تبدأ أهمية الفيديو - في اجتماع تعاون ، على سبيل المثال ، تصبح رؤية وجوه الناس أكثر أهمية."

يقول إن حلول سطح المكتب عادة ما تكون جيدة من أجل التنشئة الاجتماعية والتنسيق ، ولكنها ليست فعالة بالتعاون والتعاون. على سبيل المثال ، قل أنك تعقد اجتماعًا مع المدير التنفيذي لشركة أخرى لشراكة أو صفقة تجارية. أنت تعمل على كاميرا الويب الخاصة بك ، وتبدو غير محترف إلى حد ما. أنت تتصل من غرفة الطعام الخاصة بك أو من غرفة مؤتمرات مضاءة بشكل خاطئ ، وتبدو وكأن الكاميرا تسطع أنفك. مؤتمرات سطح المكتب تفقد بسرعة سحرها ".

يقول غورزينسكي إن الإضاءة والخلفية وموضع الكاميرا أمران مهمان لتبدو محترفة عند استخدام الوسائط . فكر في الاستثمار في كاميرا أفضل ، وإضاءة أفضل ، وخلفية نظيفة ، واختبار المكان الذي يجب أن يتم تركيب الكاميرا عليه. "يجب وضع الكاميرا وجهاً لوجه - إذا كنت على كمبيوتر محمول ، فهذا يعني رفع أداة الكاميرا إلى مستوى العين. إذا كنت قد فعلت كل هذا التخطيط ، فأنت تفوق على الأرجح 90 في المائة من رواد الأعمال الآخرين ، دون استثمار كل أنواع الأموال. "

يقول إن عقد المؤتمرات على شبكة الإنترنت هو العمود الفقري للنظام بأكمله. "يمكنك الاتصال بالصوت والبيانات في أي وقت. يمكنك طبقة فيديو أفضل حيث تحتاج إلى اجتماعات أكثر تطوراً. ستتحول معظم الشركات الصغيرة إلى المتوسطة أولاً إلى أنظمة منخفضة التكلفة قائمة على الويب ستخدمها جيدًا في مجموعة فرعية من احتياجات الاجتماعات. تتمتع أنظمة الفيديو الكبيرة بميزة التنشئة الاجتماعية والتعاون التي تتطلب عناية دقيقة بالديناميات الاجتماعية. يجب أن تتحول الشركات إلى هذه عندما تؤكد الحاجة إلى بناء بيئات اجتماعات لدعم التنشئة الاجتماعية والتعاون عن بعد ".

ولا تنس ، يضيف Derocher سهولة الاستخدام أمرًا مهمًا لمعدل الاستخدام.

الآن وقد أصبحت مستعدًا للاجتماعات الافتراضية ، إليك خمس نصائح لإنجاحها.