كيفية التواصل مع الموظفين عند نقل مكتب

كليركنويل / فيتا / جيتي إيماجيس.

في عملي اليوم، أعمل في الاتصالات، ومعظمها للمنظمات غير الربحية. جزء من العمل الذي أفعله ينطوي على ضمان أن لدينا استراتيجية في مكان للاتصالات الداخلية والخارجية على السواء. ويشمل ذلك أيضا وضع خطة لحركة المكتب، التي تخطط منظمتي الحالية للقيام بها في الأشهر الستة المقبلة.

في حين قد تعتقد أن هناك الكثير من الخطوات للتخطيط في مكتب الخطوة التي لم يكن لديك الوقت حتى النظر في الاتصالات، وكنت حقا بحاجة إلى اتخاذ يوم أو يومين لإنشاء شركة استراتيجية من شأنها أن تبقي الموظفين والعملاء على بينة من التغييرات القادمة.

لنبدأ بالموظفين لأنهم يتأثرون مباشرة بهذه الخطوة.

يجب أن تتضمن الاتصالات الداخلية هذه الرسائل الرئيسية:

• جدول زمني واضح: تأكد من إدراج جميع الخطوات الرئيسية للنقل حتى يعرف الجميع ما يمكن توقعه ومتى.
• تعليمات التعبئة: تزويد الموظفين مع تعليمات حول كيفية حزم مكاتبهم أو مقصورات لهذه الخطوة. وينبغي أن يشمل ذلك أين يمكن الحصول على مواد التعبئة، وما هي المسؤولة عن التعبئة والمواعيد النهائية.
• إشعار مسبق من أي إغلاق المكتب : خلال هذه الخطوة، قد تحتاج إلى إغلاق المكتب لتمكين التعبئة النهائية ونقل المعدات المكتبية والأثاث. تأكد من أن موظفيك على بينة من هذه التواريخ، وإذا وكيف سيستمر العمل خلال هذه الخطوة وكيف سيؤثر ذلك على جدول عملهم وحجم العمل.
• خطة مكتبية جديدة: سيريد الموظفون أن يعرفوا في وقت مبكر ما ستبدو عليه المساحة الجديدة وكيف سيتم إنشاء المكاتب. هل سيكون لديهم مساحة خاصة بهم أو هل سيكونون الآن في حجرة أو خطة أرضية مفتوحة؟ تأكد من إنشاء طريقة لإعلام الموظفين عن كيفية تغيير مساحة عملهم.

• الموقع الجديد، وقوف السيارات وخيارات التنقل: تزويد الموظفين بكل ما يحتاجونه من معلومات حول الموقع الجديد حتى يتمكنوا من إعداد النقل إلى الفضاء الجديد.

بعد تحديد جميع الرسائل الرئيسية، يجب تحديد أفضل طريقة لتقديم هذه الرسائل. يجب تحديد الطريقة التي تستخدمها بنوع الرسالة.

على سبيل المثال، يمكن بسهولة تسليم الجدول الزمني عبر الشبكة الداخلية للشركة؛ في حين أنه يمكن تقديم إغلاق المكاتب على أفضل وجه في اجتماع للموظفين لضمان طرح الأسئلة والإجابة عليها.

طرق توصيل الأهداف إلى الموظفين:

• إنترانت: لتلك الشركات أو المنظمات التي لديها إنترانت، وهذا عادة ما يكون أفضل منصة لمعظم الرسائل. فإنه يتيح تحديثات سهلة للملفات والمعلومات التي تصل إلى جميع الموظفين.
• اجتماعات شخصية: بغض النظر عن الرسالة، اجتماعات الموظفين هي مكان جيد لإعلانات والسماح للموظفين فرصة لإجراء مناقشة كاملة.يمكنك أيضا استخدام وقت الاجتماع لمراجعة كيف سيتم إبلاغ المعلومات حتى يعرف الموظفون أنهم سوف تبقى على علم.
• البريد الإلكتروني: بينما البريد الإلكتروني سهل، انها ليست أفضل وسيلة لنقل المعلومات. لا تريد إرسال رسائل بريد إلكتروني كثيرة بحيث يتعذر على الأشخاص العثور على المعلومات عند الحاجة إليها. إذا كنت تستخدم البريد الإلكتروني، فتأكد من أنك تستخدمه فقط لإعلام الأشخاص بأماكن الحصول على المعلومات.
• المجلدات الشائعة : إذا لم يكن لديك إنترانت، فإن إنشاء مجلد شائع على محرك أقراص شبكة يستطيع الجميع الدخول إليه هو أفضل طريقة لتخزين المعلومات التي تريد من الأشخاص الوصول إليها.
• لوحة الإعلانات: مساحة فعلية حيث يتم نشر المعلومات، هو شيء عظيم القيام به. ليس فقط يمكن للناس التحقق من ذلك في كثير من الأحيان، كما أنه يوفر مكانا حيث يمكن للناس جمع ومناقشة مخاوفهم.