7 طرق سهلة لزيادة مساحة العمل والإنتاجية

"أن تكون مشغولاً يعني القيام بالأشياء ، ولكن كونك منتجًا يعني إنجاز الأشياء". ربما لم تكن الكلمات الحكيمة قد تحدثت أبدًا ، على الرغم من الأصول المجهولة لهذا الاقتباس الملهم. كقائد ، أعتقد ذلك أكثر من أي وقت مضى - على الرغم من أنني لم أفهم ذلك تمامًا في وقت مبكر من حياتي المهنية. في الواقع ، قضيت سنوات في محاولة لاستراتيجيات مختلفة تهدف إلى زيادة الإنتاجية. وما زلت أتعلم المزيد ؛ لقد كانت تجربة مدى الحياة.

5 استراتيجيات ليوم العمل الأكثر إنتاجية

لقد بحثت عن إجابات عالية ومنخفضة ، ولكن كان الحل الرئيسي أمامي حرفيًا: لقد كان مكتبي في حالة من الفوضى. هذا مهم لأنك لا تضيع فقط الوقت في الفرز خلال الفوضى ، ولكن الفضاء غير المنظم يخلق طاقة سلبية. بالتأكيد ، لقد أنجزت أشياء ، واستمرت في التعلم والنمو في حياتي المهنية ، لكنني لم أكن أخبرني حتى الآن في الأربعينيات من عمري أن أفهم ما الذي ينجح فيما يتعلق بزيادة مساحة العمل إلى الحد الأقصى.

الآن وقد نفذت الصيغة بالكامل ، فأنا أكثر سعادة وأكثر إنتاجية بلا حدود. مكتبي هو الآن واحتي. اعتماد هذه العادات السبع جعل كل الفرق:

1. تنظيف المساحة الخاصة بك.

التبسيط غالبًا ما يعني التنظيف. بعض الأشخاص منظمون بشكل طبيعي ، لكن الأبحاث توضح أن مساحة العمل الأنيقة والمبسطة تعزز الإنتاجية للجميع. كما أنه يؤثر على علاقتك مع زملائك في العمل ، حيث يفترض الكثير من الناس أن زملاء العمل في مناطق العمل المزدحمة أو القذرة كسول أو غير منظم.

فكر في الانطباعات الأولى التي واجهتها. عندما تمشي في مطعم أو فندق أو مرحاض أو متجر نظيف ، تلاحظ ذلك. وأنت تعتقد بوعي أو لا ، أن المؤسسة تهتم بالتفاصيل وتفخر بالعمل. لقد شعرت دائمًا أن قضاء بضع دقائق للتأكد من أن مساحة عملك نظيفة ومرتبة سيسمح لك بالتركيز على الأشياء الأكبر وسيجعلك تبدو أكثر كفاءة في هذه العملية.

2. إنشاء الطاقة المناسبة.

تعكس مساحة العمل الخاصة بك من أنت ، لذا اجعلها مرحبة ومهدئة ومركزة. التركيبة سائلة ، لكن دمج بعض اللمسات الشخصية - صورة أو اثنتين - نبات صغير محفوظ بوعاء ، مكعب روبيك - مع وجود الكثير من المساحات المفتوحة للمكاتب سوف يفعل المعجزات لتركيزك العقلي. إن الإضاءة عالية الجودة التي ليست ساطعة للغاية وليست باهتة للغاية تعد أمرًا حيويًا لتحقيق الإنتاجية المثلى.

أفضّل بساطتها عندما أقوم بتنظيم مساحة العمل الخاصة بي - خالية من الهاء. وأعتقد أن الطاقة الإيجابية تجعلك أكثر إنتاجية. من الصعب أن تصف ، لكنك تعرف ذلك عندما تشعر به ؛ انها بالتأكيد ليست هي نفسها للجميع. لكن من المهم أن تحيط نفسك بالقطع والأثاث والأشخاص الذين يخلقون طاقة إيجابية لك . بالنسبة لي ، هذا يعني الألوان المحايدة والإضاءة الرائعة والنباتات والوصول إلى الضوء الطبيعي و (بالطبع) زملاء العمل المذهلين.

هذا ما يجب أن يبدو عليه مكتبك بناءً على نوع شخصيتك

3. إيقاف الإخطارات الخاصة بك.

أنت تشاهد شخصًا ما يقدم عرضًا تقديميًا ، وتستمر التنبيهات في الظهور على شاشته. إنهم يتصرفون كما لو أنه ليس مجرد إلهاء ، لكن عليهم إيقاف الإشعار مؤقتًا وإغلاقه قبل المضي قدمًا. لقد رأيناها جميعًا ؛ يحدث ذلك في كل وقت. هناك احتمالات ، إنه يحدث في مكتبك أيضًا.

أحد أفضل الأشياء التي قمت بها من أجل الإنتاجية هو إغلاق الإشعارات الخاصة بي. لا شيء على الإطلاق ينبثق على شاشة جهاز الكمبيوتر الخاص بي ، ولا أحد يسمع صوته على هاتفي باستثناء عائلتي. فكرة أن توفر باستمرار يجعلك عامل أفضل هي خرافة. قم بإيقاف التنبيهات الخاصة بك ، وإنشاء مجموعات زمنية لفحص الرسائل ، ومشاهدة زيادة الإنتاجية.

4. خفض على الورق.

فوضى على مكتبك وفي مساحة العمل الخاصة بك يبطئ ، ويصرف لك ويزيد من التوتر. ربما لا تحتاج إلى معظم الأشياء الموجودة على مكتبك ، ويمكن إيداع أي أوراق قد تحتاج إليها لاحقًا. بشكل عام ، على الرغم من أن البحث من خلال المستندات المخزنة إلكترونيًا هو أكثر فعالية من البحث في أكوام من الأوراق.

5. جعل كومة.

أنا أعترف بذلك - أنا مكدس. بنفس الدرجة التي أبقيت فيها على منطقة عملي ، لدي دائمًا مجموعة واحدة من الأوراق في أحد أركان مكتبي ، وعلى أهبة الاستعداد لي. أقوم بتكديس مجموعتي على مدار اليوم وإزالتها قبل نهاية اليوم أو أول شيء في الصباح. أنا أيضًا أغطي مكدس البيانات الخاص بي حتى لا أشتت انتباهي عما يدور في المقدمة. وبهذه الطريقة ، أعرف ما الذي يحتاج إلى عناية فورية لي ويمكنني التركيز على المهام في الوقت المناسب.

6. الحفاظ على دفتر الملاحظات.

قد يبدو الأمر قديمًا ، لكن الأبحاث أظهرت أن كتابة الملاحظات باليد تخلق احتباسًا أفضل. يسمح لك خربش قائمة أو جدول أعمال كل يوم بفرز الأنشطة وتحديد أولوياتها في رأسك ، بحيث تدخل يومك بمزيد من الوضوح والتركيز. دائماً ما أبقِ دفترًا مفتوحًا على مكتبي ، بجانب مكدس الورق الخاص بي ، وأخذه إلى جميع اجتماعاتي.

تم التحقق من صحة الفكرة عندما قرأت أن السير ريتشارد برانسون يحتوي على سنوات من الكمبيوترات المحمولة مليئة بالأفكار والأفكار التي لا حصر لها. لقد جربت الكثير من أجهزة الكمبيوتر المحمولة على مر السنين. بالنسبة لي ، إنها صفحات بيضاء خالية من الخطوط. يسمح لي هذا التصميم البسيط والنظيف برسم فكرة ، وكتابة بعض الكلمات ، ووضع قائمة ، وما إلى ذلك. إنه التدفق الحر ، والذي يناسبني.

كيف غيرت اليومية باليد حياتي

7. خطة الناس الوقت.

كل وظيفة تتطلب وجهاً لوجه مع الزملاء والبائعين. سواء أكان ذلك يقوم بفحص الموظفين الذين تشرف عليهم أو الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعملاء أو الاستماع إلى مكالمات حول منتجك ، فالناس يأخذون الوقت. اعتدت أن أغفل هذا ، مرة أخرى عندما كنت جدولة المهام لملء كل دقيقة من يوم العمل الخاص بي.

الآن ، أحاول توفير حوالي 30 بالمائة من وقتي في المكتب للقيام بالمهام المتعلقة بالأشخاص. مع العلم أن لدي الوقت المحدد جانبا يسمح لي أن أكون معهم. ليس من المفترض أن أقوم بأي شيء آخر في تلك الدقائق وأن أعرف أن هذا يحدث فرقًا كبيرًا.

في المدرسة ، تم تدريسها على أنها MBWA: الإدارة عن طريق التجول. عندما كانت طفلة تعمل في صالون تصفيف الشعر في أمي ، كانت تراقبها وهي تهتم بعملائها الشخصيين ، ولكنها تراقب أيضًا زميلاتها في علم التجميل وتحدث مع عملائها. كنادل في الكلية ، كان يراقب جميع الأجزاء المتحركة. هنا في VARIDESK ، يسمح لي بالطيران بسرعة 30000 قدم مع تجربة ما يجري مع فريقي في ساحة معركة العمل.