كيفية حل 3 من أكبر وقت للتكنولوجيا

نحن نعيش في كرنفال حر من الضوء والصوت. من السهل أن تُغوى بإبهار بلاد العجائب الحديثة. قبل أن تعرف ذلك ، أمضيت يومًا كاملاً في الانغماس في الوقت بين YouTube و Facebook والبريد الإلكتروني و Google. أنت في حالة ذهول وإرباك وتساءلت أين ذهبت وقتك وما أنجزته بالفعل.

يقول بيتر بريجمان ، الرئيس التنفيذي لشركة Bregman Partners Inc. ، وهي شركة عالمية للاستشارات الإدارية ، ومؤلف كتاب " 18 دقيقة: ابحث عن تركيزك ، ماجستير في الهاء ، " لم نعيش أبدًا في وقت يسهل فيه صرف انتباهك ". الحصول على الأشياء الصحيحة القيام به . "يجلس الناس على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم طوال اليوم يصرفون أنفسهم ولا ينجزون أي شيء".

هذه هي معضلة القرن الحادي والعشرين. كيف يمكنك استخدام التكنولوجيا - ضرورة للعمل والحياة - دون ترك التكنولوجيا تحتكر وقتك؟ وفقًا للخبراء ، يمكن تحقيق التوازن ، لكن يجب علينا التحكم في التكنولوجيا بعناية حتى لا تتحكم فينا.

"أنت تملك المساحة الخاصة بك. أنت تملك عقلك. يقول تود دونكان ، مؤلف كتاب Time Traps: الأكثر مبيعًا في نيويورك تايمز : استراتيجيات مثبتة لمندوبي المبيعات المغمرين . "بدلاً من أن تكون تفاعليًا مع التكنولوجيا ، قم بإدارتها وامتلاكها وكن نشطًا."

في حين أن هناك طرقًا لا نهاية لها على ما يبدو للتكنولوجيا يمكن أن تشكل انحرافات ، إلا أن هناك طرقًا مفاجئة يمكنها أن تساعد في إدارة وقتك أيضًا. هناك طريقة للدخول والخروج والمضي قدمًا في حياتك. دعونا حل عدد قليل من أكبر يهدر الوقت.

إدارة البريد الإلكتروني الانهيار

في عالم الأعمال ، البريد الإلكتروني أمر لا بد منه. لكن قراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها قد تكون وقتًا ممتعًا ، حيث تقاطعنا طوال اليوم بينما نحاول إكمال المهام الأساسية. وفقًا لدراسة حديثة أجراها معهد ماكينزي العالمي وشركة انترناشيونال داتا ، ينفق العامل العادي 28 بالمائة من بريده الإلكتروني في أسبوع العمل. مع توفر معظم الهواتف الذكية إمكانية الوصول إلى البريد الإلكتروني ، يبدو أننا مرتبطون بشكل دائم بصناديق البريد الوارد لدينا ، ويشعر العديد من الأشخاص بأنهم مضطرون لقراءة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها على الفور.

تقترح خبيرة الإنتاج جولي مورغنستيرن ، مؤلفة كتاب " عدم التحقق من البريد الإلكتروني في الصباح" ، التخلص من إدمان صندوق الوارد الخاص بك عن طريق تعيين حواف يومك كمنطقة خالية من البريد الإلكتروني ، وذلك باستخدام أجهزة الإنذار على هاتفك كمؤقتات وتذكيرات. "تجنب تماما البريد الإلكتروني لأول 90 دقيقة من اليوم وآخر 90 دقيقة من اليوم" ، كما تقول. أجد أن ذلك سوف يكسر العادة. وهي أيضًا فائدة كبيرة لتلك الكتلتين المعينتين من الوقت. "استخدم هذه الكتل البالغة مدتها 90 دقيقة لمعالجة المشكلات المعقدة ، لأنه من الأسهل بالنسبة لعقلك أن يتحول من ما يسميه مورغنسترن" ليجاتو "(التفكير العميق) إلى" staccato " (ضحلة وسريعة) التفكير في أننا نستخدم لمعالجة البريد الإلكتروني.

في الليل ، يعد تجنب البريد الإلكتروني - أو أي شيء على الشاشة - أمرًا ضروريًا للنوم الجيد ، كما تقول: "إن الكثير من الحرمان من النوم لدينا هو لأننا نشعر بالكثير من الطاقة من الضوء ومعلومات أجهزة الكمبيوتر الخاصة بنا. إنه يشبه شرب ريد بول قبل الذهاب إلى السرير. "بعد التعديل على هذه الفترات الأولية ، ستتمكن من إنشاء كتل تركيز لمدة 90 دقيقة طوال يومك حتى تتمكن من التركيز على المهام المهمة.

يقول دنكان إن تصفية البريد الإلكتروني هو وظيفة مهمة ولكنها غير مستغلة بشكل كاف. يقترح إنشاء صندوق بريد ذي أولوية للرسائل من جهات الاتصال الأكثر أهمية ، مثل رئيسك أو شريكك أو أهم العملاء. ثم يمكنك أن تميل إلى أكثر الاحتياجات إلحاحا قبل الراحة. يحب أيضًا برنامج SaneBox للبريد الإلكتروني ، والذي يستخدم التفاعلات السابقة في صندوق الوارد الخاص بك لتحديد أهمية الرسائل الواردة.

يلاحظ خبراؤنا أيضًا أن العديد من الأشخاص يهدرون وقتًا في التواصل عبر الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني عندما تقوم مكالمة هاتفية أو اجتماع شخصي بنقل الرسالة بوضوح أكبر. يقول مورغنستيرن إنه يتجنب استخدام البريد الإلكتروني للعصف الذهني ، وصنع القرار عالي القيمة ، وعندما تكون النغمة مهمة حقًا في الاتصالات الشخصية. وتقول: "إذا كانت النغمة سيئة ، فسوف يكلفك الوقت على الجانب الآخر من خلال التنظيف".

يوافق بريجمان على: "نحن في خطر استبدال العلاقات مع المعاملات. العلاقة مهمة جدا. يجب أن تكون لديك هذه العلاقات من أجل إدارة المعاملات بفعالية. "لذا إذا كان لديك علاقة صحية مع عميل ، فإن استخدام البريد الإلكتروني للمعاملات البسيطة - تحديد المواعيد وتأكيد العقود ، إلخ - أمر جيد. ولكن لا تعتمد على البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية لتشكيل العلاقة نفسها.

دونكان يتفق. التواصل "عبر الهاتف مقابل البريد الإلكتروني أكثر فاعلية خمس مرات ؛ يقول: "الاجتماع الشخصي أكثر فعالية بعشر مرات من التحدث على الهاتف". "التكنولوجيا لا يمكن أن تحل محل الاتصال البشري."

صنع السلام مع الهاتف الذكي الخاص بك

هذا لا يعني أن الهاتف يخلو من مجموعة التحديات الخاصة به. مع التنبيهات التي تصدر باستمرار عن رسائل البريد الإلكتروني والتطبيقات ورسائل البريد الصوتي والنصوص ، ناهيك عن التشتت من تصفح الإنترنت على الهاتف المحمول والمكالمات الهاتفية القديمة البسيطة ، تعد الهواتف الذكية واحدة من أكبر أعداء الإنتاجية اليوم. وفقًا لدراسة حديثة لـ eMarketer ، يقضي الأمريكيون أكثر من 23 بالمائة من وقتهم على الهواتف المحمولة.

كما هو الحال مع البريد الإلكتروني ، يقترح Morgenstern تحديد فترات زمنية معينة طوال اليوم عندما تكون "قيد التشغيل".

"في تلك اللحظات ، لديك باب مفتوح" ، كما تقول. "يمكنك تشغيل تنبيهاتك وإخراج هاتفك وإتاحته ، وأنت هناك لتلقي كل ما يأتي إليك." ولكن عندما تكون "متوقفًا عن العمل" ، مثل عندما تريد التركيز على العمل ، يمكنك قضاء وقت ممتع مع الأسرة أو الدخول في محادثة مهمة ، ضع هاتفك بعيدًا عن كتم الصوت وإما أن تقوم بإيقاف تشغيله تمامًا. توفر بعض الهواتف أيضًا وضع "عدم الإزعاج" الذي يسمح بإجراء مكالمات الطوارئ فقط.

يقول مورغنستيرن: "إذا كان بإمكانك التخطيط والتبديل بوعي ، فأنت حقًا تستخدم التكنولوجيا لصالحها ، وهي لا تقودك ، لكنك تتحكم فيها كأداة".

هناك فكرة أخرى تتمثل في تعطيل جميع التنبيهات على هاتفك ومراجعة النصوص ورسائل البريد الإلكتروني والتطبيقات ، وما إلى ذلك ، عندما تشعر بذلك. يقول بريجمان: "لا أريد أن يسيطر الآخرون على وقتي". "لقد سمحنا للآخرين بالسيطرة على تركيزنا واتجاهنا ووقتنا".

مقاومة Clickbait إغراءات

الموقف الصعب الآخر هو عندما تحتاج إلى استخدام الإنترنت لغرض مثمر ، مثل إجراء البحوث ، وتغري أن تبتعد عن مهمتك عن طريق روابط "clickbait" ، والإعلانات المنبثقة ، وإعلانات البحث المدفوعة ، وأكثر من ذلك.

في مثل هذه السيناريوهات ، يقترح Morgenstern أن تكون متنبهاً للغاية وتركز على أهدافك. "قبل أن تذهب إلى الإنترنت ، فكر في الأمر كاجتماع مع جدول أعمال" ، كما تقول. "اسأل نفسك ، ماذا سأفعل؟ كم من الوقت ستستمر هذه الجلسة؟ كيف أعرف متى حققت نتائجي؟ حدد مسبقًا ما الذي سيبدو عليه النجاح. "كما تنصح باستخدام جهاز ضبط الوقت لتقييد المدة التي تقضيها في الاتصال بالإنترنت ؛ استخدم الجهاز الموجود على هاتفك أو استخدم وظيفة Google timer المفيدة عن طريق إدخال "ضبط الوقت لمدة X دقيقة" في مربع بحث Google.

يوصي Bregman بأدوات تتبع الوقت عبر الإنترنت مثل RescueTime ، والتي يمكن أن تكون جذابة للغاية. "في نهاية اليوم ، تنظر إليه وتقول ، حسنا ، لقد قضيت ثلاث ساعات على موقع YouTube بدلاً من إجراء بحثي . هذه البيانات تساعدك على اتخاذ قرارات أكثر ذكاءً غداً.

إذا كنت بحاجة إلى استخدام برامج أخرى على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ولكن لا يمكنك مقاومة تصفح الإنترنت وإضاعة الوقت ، فراجع تطبيقات مثل Freedom ، التي تحظر الوصول إلى الإنترنت لمدة تصل إلى ثماني ساعات في المرة الواحدة حتى تتمكن من التركيز على المسألة المطروحة.

اختصارات التقنية

طريقة واحدة لإبقاء Bregman منتجة هي تعيين أجهزة للاستخدامات المميزة. يقول: "ما أحبه هو جهاز MacBook Air مزود بتقنية Wi-Fi فقط مع عمر بطارية يصل إلى 12 ساعة". "لوحة المفاتيح فعالة ، ولن أتصفح الإنترنت أو أشاهد الأفلام عليها بسبب عمر البطارية".

وفي الوقت نفسه ، يحتفظ باد له فقط لجلسات التمرين. "ما زلت أرغب في إعادته" ، كما يقول. في النهاية ، هذا أمر يصرف الانتباه. أي كفاءة أحفظها من استخدامها لا تستحق الهاء ".

أداة تقنية رائعة أخرى لأي شخص يعمل في المكتب هي زوج من سماعات الرأس عالية الجودة لإلغاء الضوضاء. لا يقتصر الأمر على حظر صوت الثرثرة والضوضاء المحيطة ، بل يرسلون أيضًا إشارة واضحة إلى زملاء العمل بأنك في المنطقة.

Morgenstern هو مؤيد كبير لتطبيق Eternity Time Log Lite ، الذي يتتبع الطريقة التي تقضي بها وقتك. وتقول: "في هذا العالم التكنولوجي ، نفقد وقتنا". "نحن مجزأة للغاية. نحن لا نعرف إلى أين يذهب وقتنا. "مع التطبيق ، يقوم المستخدم بإنشاء فئات لأنشطة مختلفة - العمل ، وقت العائلة ، القراءة ، إلخ - ويسجل مقدار الوقت الذي يقضيه في كل نشاط. "ستقدم لك تقريراً في نهاية اليوم أو الأسبوع عن المكان الذي يذهب فيه وقتك" ، كما تقول. "مجرد توقيت لأنفسهم يثير وعي عملائي ، وهم أقل عرضة للانحرافات. سوف تلتزم بشيء أطول. ويعطي رؤى عظيمة. "

يستخدم Morgenstern أيضًا تطبيق Sleep Cycle مع العملاء. عند وضعه على السرير في الليل ، فإنه يقيس دورات النوم ويوقظك في الوقت الأمثل للشعور بالراحة. كما يقدم تقريراً عن جودة وكمية النوم لديك حتى تتمكن من تحسين أنماط النوم. وتقول: "هناك حلقة مفرغة ، لأنه كلما كان لدينا قدر أقل من النوم ، كلما كان حكمنا أسوأ ، وكلما قلت كفاءتنا ، كلما كانت أيام عملنا أطول".

في نهاية المطاف ، فإن أكبر درس هو معرفة وقت إيقاف تشغيل التكنولوجيا واحتضان الأشياء المهمة في الحياة.

يقول مورغنستيرن: "عليك أن تختار خيارات واعية للأشياء التي تقوم بها بعيدًا عن الكمبيوتر لإشراك عقلك بالكامل". "من يريد أن يعيش في شاشة عندما يكون لديك تجربة بشرية كاملة بزاوية 360 درجة؟"

هل تسحرك الانحرافات الرقمية؟ ثم استمع لما يصل إلى 5 خبراء إنتاجيين يشاركونهم أفكارهم حول العمل في القرن الحادي والعشرين الذي يتميز بثقل التكنولوجيا.