تفعل أكثر بشكل أسرع!

لقد سمعت الرثاء: لا توجد ساعات كافية في اليوم. ربما تشعر بهذه الطريقة. فبدلاً من قلي عقلك وعصابك في العمل لساعات أطول ، يقول محترفي الإنتاجية والباحثون إنه يمكنك اتخاذ خطوات لتصبح أكثر فاعلية في الوقت الذي تقضيه في مهام ، مهنية أو شخصية. وهنا بعض منهم.

مسح الفوضى. يقول بيجي دونكان ، الخبير في الإنتاجية الشخصية ومدرب ومؤلف في أتلانتا ، إن الكثير من الناس غير منظمين ، ويغرقون في الفوضى. "لا يمكنهم العثور على ما يحتاجون إليه ، خاصة على أجهزة الكمبيوتر الخاصة بهم. يفعل الناس الأشياء لسنوات دون النظر في كيفية قيامهم بها. "

تقوم بتوجيه العملاء لتقييم كيف يقضون وقتهم من خلال الاحتفاظ بسجل زمني لعدة أيام يسجلون فيه ما يقومون به خلال اليوم ، وأهمية كل مهمة وما تعطلهم.

"ثم لديك شعور واضح بكل ما تبذلونه من يهدر الوقت." يقول دنكان. وتضيف أنه بمجرد القيام بذلك ، يمكنك التفكير بوضوح أكبر وتحديد أولويات المهام التي يجب القيام بها أولاً.

اخرج من رأسك. يقول ديفيد ألين ، مؤلف كتاب "أفضل الأشياء التي تم بيعها: فن الإنتاجية الخالية من الإجهاد": " غالبًا ما يكون لدى أصحاب الرؤية ورجال الأعمال فكرة عظيمة ، لكن ليس لديهم مخطط لتنفيذ ذلك ".

، وخبير الإنتاجية مقرها كاليفورنيا. المشكلة: "معظم الناس لا ينقسمون إلى الإجراء البدني الفردي التالي الذي يتعين عليهم القيام به. بالنسبة للجزء الاكبر ، الناس في طريقهم للخروج.

"معظم الناس ليس لديهم أدنى فكرة عن كيفية التوجه" ، يستمر آلن. "يحاول عقلك تعدد المهام ولا يمكنه القيام بذلك. إذا كنت تبقي الأشياء في رأسك ، فستكون مدفوعًا بأحدث شيء أو بأعلى صوت في رأسك. تحديد ما هي النتيجة كنت بعد. ما الإجراء التالي الذي يجب عليك اتخاذه لتحريك الإبرة نحو ذلك؟ "ثم التالي والإجراء التالي حتى يكون لديك خريطة نحو هدفك.

جعل قائمة مرجعية. غالبًا ما نتأخر في معالجة شيء مروع للغاية. مرة أخرى ، قم بتجميع قائمة من الخطوات التي تحتاجها لإكمال المهمة - ولكن لتحفيز نفسك ، تخطي كل خطوة وأنت تفعل ذلك ، حتى لو كان مجرد تحرك صغير للأمام ، كما يقول دنكان. مع تحديد كل عنصر ، تصبح المهمة أصغر وأكثر قابلية للإدارة.

"أفضل أيامك هي الأيام التي تحصل فيها على القليل من الأشياء التي تؤثر على الأشياء الأكبر" ، يضيف ألين.

تطوير صندوق الأدوات. يقول ألين: "كل العمل الذي أحتاجه ، كل الالتزامات التي أمتلكها ، أديها إلى الخارج حتى أتمكن من إلقاء نظرة سريعة عليها وتحديد ما إذا كنت أريد القيام بأي منها". يستخدم Allen كل شيء بدءًا من تدوين الملاحظات والحفاظ على سلة فيزيائية إلى الأدوات الرقمية مثل Talking Alarm Clock لتجنب ذلك. ويوصي العملاء بتجربة العديد من الوسائل الرقمية مثل Microsoft Outlook و IBM Notes و iPhone Reminders ، على سبيل المثال لا الحصر.

تقييم إيجابيات وسلبيات. معظمنا لديه ما بين 30 و 100 مشروع نحتاج إلى معالجته في وقت واحد ، كما يقول ألن ، من الدنيوية إلى المهمة. ويوضح أن هذه هي الأشياء التي تتطلب أكثر من خطوة واحدة حتى النهاية ، سواء كان ذلك لشراء التأمين على السيارات أو خفض التكاليف في عملك.

"من المهم أن يسأل الجميع أنفسهم ، ما هي القيمة إذا قمت بإنجاز هذا الشيء ، وما المخاطرة إذا لم أقم بذلك؟ يقول ألين. "هذا يساعد الناس على إعادة صياغة داخل رؤوسهم. أنا أكره القيام ضرائبي. عظيم. إذا لم أفعل ، فما الذي سيحدث؟ "

التخلي عن الانحرافات. ربما تظن أنك خبير في تعدد المهام ، محصن ضد التشتيت. خلاف أنت مخطئ. يكشف الكثير من الأبحاث أننا نحقق المزيد من خلال عمل أقل. قام الباحثون في جامعة ستانفورد ، على سبيل المثال ، باختبار 100 طالب من خلال سلسلة من ثلاثة اختبارات تعدد المهام وخلصوا إلى أن أداء المهام المتعددة الثقيلة كان أداءً ضعيفًا في أداء المهام المتعددة الخفيفة. وقال أحد الباحثين إن الأول كان "مصاصون بسبب عدم الصلة". "كل شيء يصرف انتباههم".

إذا قام جهاز الكمبيوتر الخاص بك بتنبيهك بشكل مسموع إلى كل بريد إلكتروني جديد ، فأوقف تشغيل الصوت ، كما تنصح Duncan. صمت هاتفك المحمول. الناس لديهم عقلية الطوارئ 911. ثم يشتت انتباههم ويدخلون شيئًا آخر. عليك فقط التركيز على شيء واحد والانتهاء منه أو الوصول إلى نقطة توقف جيدة "قبل الاطلاع على رسائل البريد الإلكتروني ووسائل الإعلام الاجتماعية والبريد الصوتي ، كما تقول.

الاقل هو الاكثر. قام أستاذ علم النفس بجامعة ولاية فلوريدا ك. أندرس إريكسون وزملاؤه الأكاديميون بدراسة الموسيقيين والممثلين والرياضيين ولاعبي الشطرنج ، ووجدوا أن العمل في قطاعات مدتها 90 دقيقة شديدة التركيز ، تليها فترات راحة كبيرة ، وتقليل الاستنفاد العقلي ، وزيادة الإنتاجية. أيضًا ، لا يقضي "فنانون الأداء" في مختلف المجالات أكثر من أربع إلى خمس ساعات يوميًا في الحقل الذي يختارونه ، وفقًا لشركة Ericsson.

يقول إريكسون: "عندما يكون الناس مؤدين خبراء ، فإنهم يركزون تمامًا على الحاجة إلى التركيز". "أنت بحاجة إلى تسريع نفسك. هناك حاجة هنا للحصول على فرصة بشكل أساسي للاسترخاء. "وبعبارة أخرى ، تجنب الإرهاق.

هذه هي واحدة من الحدود القصوى في مشروع الطاقة Energy Energy Project ، وهي شركة استشارية أسسها مؤلفها والصحفي السابق توني شوارتز ، الذي تضمن عملائه شركة Google و Coca-Cola وقسم شرطة لوس أنجلوس. "ليس من المفترض أن نعمل بسرعات عالية ، بشكل مستمر ، لفترات طويلة من الزمن" ، تصر الشركة.

اطمئن، لا تشغل بالك. بغض النظر عن مدى تنظيمك ، فإن جهودك في أن تكون أكثر إنتاجية قد تكون عديمة الفائدة إذا كنت تعاني من التعب المستمر. الكثير منا. أظهر مسح أجري عام 2011 أجراه باحثو كلية الطب بجامعة هارفارد وآخرون أن الأرق هو استنزاف سنوي قدره 63 مليار دولار على الاقتصاد الأمريكي بسبب الإنتاجية المفقودة.

ووجدت دراسة أجراها بريغهام ومستشفى النساء في بوسطن أن المشاركين الذين اقتصروا على متوسط ​​5.6 ساعات من النوم في الليلة استغرقوا وقتًا طويلاً لأداء مهام مثل العثور على المعلومات بسرعة وبدقة على شاشات الكمبيوتر من وقت نومهم الكافي. انخفضت سرعتها تدريجيا مع كل أسبوع متتالي من التعب.

تختلف احتياجات النوم ، لكن معظم البالغين يحتاجون إلى سبع إلى تسع ساعات ، وفقًا للمؤسسة الوطنية للنوم. يعد الحصول على قسط كافٍ من النوم في الليل مثاليًا ، لكن القيلولة طريقة أخرى لتخفيف العجز في النوم. أظهرت العديد من الدراسات أن القيلولة تعمل على تحسين الذاكرة والتعلم والتفكير الإبداعي.

يقول خبراء النوم إن غفوة تتراوح مدتها بين 20 و 30 دقيقة مثالية. وجدت دراسة أجريت على مراقبي الحركة الجوية أن أولئك الذين ينامون لمدة 18 دقيقة في المتوسط ​​خلال جلسة قيلولة مدتها 40 دقيقة كانوا أفضل أداء في اختبارات قياس اليقظة ووقت رد الفعل. تظهر الأبحاث الأخرى أن القيلولة الأطول تنتج فوائد أكثر. ولكن غالبًا ما لا تكون الأجهزة الطويلة مفيدة للناس المشغولين ، ويمكنها أن تنتج مزيدًا من الضيق بعد النوم وتعطيل النوم ليلا.

للغفوة بنجاح ، حافظ على درجة حرارة الغرفة مريحة. الحد من الضوضاء وفلتر الضوء. لا تغف في وقت متأخر من اليوم.

ديفيد ألين هو من بين دعاة القيلولة. "سوف آخذ قيلولة بعد أن أتحدث إليكم. إنه أفضل من فنجان قهوة. "