ماذا ، وكيف وكيف الاستعانة بمصادر خارجية ... حتى تتمكن من التخلي

رواد الأعمال هم أشخاص يستطيعون فعله. افعل ذلك متعمدين. أنت تجعله يحدث ؛ أنت على مستوى التحدي أنت تفعل ذلك في طريقك.

لكن في بعض الأحيان يمكن لهذا الموقف أن يأتي بنتائج عكسية. إذا كنت تفعل ذلك بنفسك ، فأنت تتعثر في مهام لا تشكل جزءًا من خبرتك ، أو إذا كنت تقضي وقتًا طويلاً في مهام لا تدر دخلاً بشكل مباشر ، فربما تقوم بعملك أكثر ضرر من الخير.

هذا عندما يجب عليك الاستعانة بمصادر خارجية.

بالنسبة لبعض رواد الأعمال ، فإن نقل العمل إلى شخص آخر ليس بالأمر الهين. اجلبه.

لكن الآخرين يواجهون صعوبة في التخلي عن أي مهام ، لأسباب مختلفة. عندما يواجه هاري هيشت ، وهو مرشد في أورلاندو ، مقره في فلوريدا مع SCORE - والذي كان يطلق عليه في الأصل اسم "فيلق الخدمة للمديرين التنفيذيين المتقاعدين" - أصحاب الأعمال الذين يترددون في الاستعانة بمصادر خارجية ، جعلهم يتعقبون وقتهم. "لديهم سجل لمدة أسبوعين على الأقل من كل ما يفعلونه وكيف يقضون كل يوم. ثم يقول لهم هيت إنني أقدرهم على مقدار تقدمهم إلى الأمام. هذا عادة ما يفتح أعين أنواع أنا أفضل أن أفعلها بنفسي على وجه الدقة لكيفية قضاء وقتهم في المهام التي يمكن للآخرين القيام بها بشكل جيد أو أفضل.

إذا كنت تتساءل عما إذا كنت مستعدًا للاستعانة بمصادر خارجية ، فيجب أن تكون النصائح والأمثلة التالية مفيدة.

تحديد ما الاستعانة بمصادر خارجية

إن وجود شخص آخر يعتني بالمهام التي تفوق خبرتك - ويشمل ذلك المهام التي يمكن أن تتهاون فيها ولكنك ستستغرق الكثير من الوقت الثمين - هو أمر غير منطقي.

من اللحظة التي فتحت فيها Ditto Boutique ، وهو متجر للبضائع الفاخرة في دالاس ، قامت جين دينيك بالاستعانة بالمصادر المعقدة المتمثلة في الرواتب ودفع الضرائب لمحاسب ومحاسب.

"قوانين الضرائب تتغير. وأردفت قائلة: "أريد أن أتأكد من أن كل شيء يتم دفعه كل ثلاثة أشهر ، وأريد أن تغادر جميع طائرات W-2 في الوقت المحدد". الآن ، بعد دمج بوتيكها مع آخر ، تخطط هي وصاحبها المشترك لترقية موقع الويب الخاص به. في حين أنهم يأملون في النهاية في الحفاظ على الموقع بأنفسهم ، يقول DeNike ، إلا أنهم سيوظفون مصممًا لتشغيله وتشغيله.

"عليك أن تختار معاركك" ، يقول دينيك. "في بعض الأحيان تحتاج إلى توظيف شخص أفضل بكثير منه في الوظيفة."

تقترح ماري بيث هوفمان ، وهي معلمة في SCORE ومقرها في كاربنترزفيل بولاية إلينوي ، أن أصحاب الأعمال يستعينون بمصادر خارجية لما لم يكن لديهم وقت للقيام به أو يبدو أنهم لم يبدؤوا في العمل على الإطلاق ، الأعمال التي تستغرقهم وقتًا طويلاً ، وما يكرهون فعله ، و مهام امتصاص الوقت التي لا تولد دخلاً. يقول هوفمان: "غالبًا ما يكون أصحاب الأعمال مشغولين جدًا في إدارة أعمالهم لدرجة أنهم لا يدرسون أنشطتهم عن كثب بما يكفي لإدراك أن الآخرين يمكنهم المساعدة".

من السهل القيام ببعض المهام ولكن من السهل أيضًا تسليمها. في حين أنك قادر بالتأكيد على الرد على الهاتف وحفظ الإمدادات وطلبها ، لماذا تضيع وقتك على كدح يمكن لأي شخص تقريبًا فعله؟ الاستعانة بمصادر خارجية لهم وسيكون لديك المزيد من الوقت للتركيز على أشياء أكثر أهمية.

في حالات أخرى ، الاستعانة بمصادر خارجية لمهام محددة هي ببساطة حركة تجارية داهية.

تعمل شيريل روزنر ، المدير التنفيذي لتطبيق Stayful.com للحجز في الفنادق ، والذي يقع مقره في نيويورك وسان فرانسيسكو ، مع ثمانية موظفين بدوام كامل ومصادر خارجية لأربعة أخصائيين يعملون في مجال العقود. إنها تعتمد على هؤلاء الخبراء الأربعة لإبقاء شركتها محاصرة في التعديلات الصغيرة والإصلاحات الهائلة في تكنولوجيا اليوم سريعة التطور. على سبيل المثال ، في أي وقت تغير فيه Apple نظام التشغيل أو تقوم بترقية Siri ، تحتاج شركتها إلى التكيف. "نريد أن نعمل مع أشخاص محدثين في المجالات التي نكررها ، لذلك نحن نستعين بمصادر خارجية لتطوير البرمجيات مع الحفاظ على التصميم والمهندسين وإدارة المنتج داخل الشركة."

ستتصل بمن؟

يمكنك اكتشاف موهبة الاستعانة بمصادر خارجية بنفس الطريقة التي تجد بها الموظفين: من خلال التواصل الشخصي أو عبر الإنترنت ، وطلب التوصيات ، وإجراء المقابلات بعناية.

يمكنك الإعلان عن مساعدة مستقلة على مواقع مثل Guru.com أو Elance-oDesk.com. هذه المواقع لديها أنظمة قائمة لحماية أرباب العمل وأصحاب الأعمال الحرة من الاحتيال والمخاطر الأخرى ، مما يجعلهم رهانًا أكثر أمانًا من إعلان Craigslist ، على سبيل المثال ، كما يقول نيك لوبر في دليل The First-Timer لتوظيف مساعد افتراضي ، مجانًا كتاب للتحميل في VirtualAssistantAssistant.com. على سبيل المثال ، يمتلك Guru.com أكثر أو أقل من راتبه المستقل في حساب الضمان: أنت تدفع موقع الويب ، لكنها لن تفرج عن الأموال حتى تتحدث عن الانتهاء من العمل بشكل مرض.

خيار آخر هو التحقق من المواقع الإلكترونية للمنظمات المهنية - الجمعية الأمريكية للصحفيين والمؤلفين ، على سبيل المثال ، أو المعهد الأمريكي لصناديق الكتب المحترفين - الذين يقدمون عادة طرقًا للتواصل مع أعضائهم.

يعد المساعدون الظاهريون ، الذين تتصل بهم عبر الإنترنت فقط ، خيارًا شائعًا بشكل متزايد. يمكن أن يكون هؤلاء إما مستقلين مستقلين أو أولئك الذين يعملون مع شركات مثل Zirtual.com أو eaHelp.com ، الذين لديهم موظفين مساعدين متاحين لعملائهم. يحتوي Regus.com على برنامج يوفر الوصول إلى المساحات المكتبية في 2000 موقع حول العالم ، مع بعض المكافآت اللطيفة: ستجيب المواقع على هاتفك على مدار 24 ساعة بالإضافة إلى قبول البريد والتسليمات الأخرى. تقوم بعض الشركات بتوظيف مساعدين مقيمين في الولايات المتحدة فقط ، في حين أن شركات أخرى ، مثل Worldwide 101.com ، هي - كما يوحي الاسم - عالمية. لدى VirtualAssistantAssistant.com مراجعات وتصنيفات للعديد من الشركات المساعدة الافتراضية.

عند البدء في التحدث إلى استئجار محتمل للتعهيد ، تأكد من أن الشخص يفهم عملك واحتياجاتك ويمتلك المهارات اللازمة. إذا ذهبت إلى المسار الافتراضي ، فستجد خدمات مسك الدفاتر الافتراضية وخدمات الرد على الهاتف ، ويمكنك حتى تعيين مساعد افتراضي لمساعدتك في الاستعانة بمصادر خارجية ، كما تقترح باولا ريزو ، التي تغطي الاستعانة بمصادر خارجية في كتابها " التفكير اللطيف: استخدام القوائم لتكون" أكثر إنتاجية وناجحة وأقل إجهاد . يمكن أن يساعدك المساعد الافتراضي الذي يتقاضى رسومًا لكل مهمة في البدء. على سبيل المثال ، "يمكن أن تجعلهم يبحثون عن خمس شركات لتصميم مواقع الويب الأعلى تصنيفًا وفقًا لميزانيتك والجدول الزمني" ، كما يقول المؤلف.

يشير Rizzo أيضًا إلى أن الاستعانة بمصادر خارجية لا يجب أن تقتصر على المهام المكتبية - باستخدام شركة مثل TaskRabbit.com ، يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية لما لا تريد قضاء بعض الوقت فيه ، بما في ذلك المهمات أو شراء الهدايا أو التخطيط لقضاء إجازة.

سوف تدفع إما بالساعة أو حسب الطلب مقابل الخدمات. يقترح Loper أن معدل الساعة العادل للمساعد الافتراضي في الولايات المتحدة يتراوح بين 10 دولارات إلى 20 دولارًا ؛ مساعد في الخارج ربما سيكلف أقل.

ستحتاج إلى مساعد افتراضي يتمتع بخبرة ومراجع من ثلاث إلى خمس سنوات ، كما يقول هشت. "تحدث إلى المراجع في الشركات أو الصناعات التي تشبه تلك الخاصة بك." اسأل عن العقد قبل أن تراه: هل هناك شرط إلغاء؟ ماذا عن سرية معلومات عملك؟

وتأكد من مراجعة المرشحين جيدًا لدرجة أنك متأكد من أنهم سوف يلائمون ثقافة شركتك ، كما تنصح روزنر.

"كشركة ، نحن نقود بقلوبنا وشفافة للغاية مع موردينا" ، كما تقول. عندما اقترحت شركة محاسبة تدرسها شركتها أن تأخير الدفع للموردين سيفيد شركتها ، أدركت روزنر أن الملاءمة كانت خاطئة. كنا نخدش رؤوسنا ، نفكر ، حسنًا ، لا ، لا نريد أن نفعل أي شيء من شأنه تأخير الدفع. لماذا سنفعل ذلك؟ " أخذت احتياجات أعمالها في مكان آخر.

نفعل ذلك في طريقك

قبل أن يبدأ أي نوع من أنواع المساعدة - الافتراضية أو غير ذلك - في العمل ، فأنت تريد أن تكون واضحًا تمامًا بشأن ما يجب القيام به وكيف. لهذا السبب ، توصي Hecht بقضاء بعض الوقت في توثيق كيفية القيام بالأشياء بدقة ، خطوة بخطوة. يقول: "أنت بحاجة إلى رسم العملية". "إذا كان الرد على الهاتف ، يجب أن يكون لديك برنامج نصي. إذا كان إدخال البيانات ، فستحتاج إلى تدريبهم على البرنامج. يجب أن يكون لديك دفتر مهام وكيف يجب القيام به. كلما كنت أكثر تفصيلاً ، كلما كان من الممكن محاسبتها ".

على الرغم من أن بعض خدمات المساعدة الافتراضية ستعين لك مساعدًا واحدًا ، مع آخرين ، فقد تعمل مع أكثر من شخص واحد ، وربما يصل إلى ستة ، كما يقول هشت. سيوفر لك المصنف المكتوب وقتًا في شرح العمليات الخاصة بك ، وسيضمن أن تتم الأمور باستمرار بالطريقة التي تريدها دون إشراف دائم.

"لا ينجح الأمر إذا كنت قلقًا بشأن ما إذا كان الشخص يقوم بذلك أم لا. يقول ريزو: "إذا كنت تدار بإدارة متناهية الصغر ، فقد عادت إلى الطبق". إنها توصي باستخدام مواقع مثل Asana.com أو Evernote.com لإدارة المشاريع. "أنا مهووس بإيفرنوت " ، تقول في التفكير اللطيف . "أنا استخدامها مع المتدربين لبلدي بلوق. لدينا مجلدات مشتركة ، والتي لدينا جميعًا حق الوصول إليها. كلما كانت لدينا فكرة عن منشور في المدونة أو شاهد مقالًا نود ، نضيفه إلى Evernote. ونقوم أيضًا بعمل قوائم مهام لبعضنا البعض ويمكننا بسهولة معرفة المهام التي لا تزال بحاجة إلى الإلغاء ".

إذا كانت فكرة التخلي عن أي شيء تجعلك تشعر بالتوتر ، فابدأ من خلال الاستعانة بمصادر خارجية لمهمة صغيرة مثل الرد على الهاتف. ثم صدمه لجدولة. في الوقت المناسب ، سيتعلم مساعداك طرقك ، وستثق بهم في التعامل مع وظائفك بعناية ، وستكون حراً في التركيز على الأشياء التي تقوم بها بشكل أفضل والتي تبني عملك.

قائمة الاستعانة بمصادر خارجية

ماذا يجب أن الاستعانة بمصادر خارجية؟ يقول مرشد SCORE Harry Hecht: "ألقِ نظرة على أي شيء يساعدك على تطوير أعمالك وهذا ليس بالضرورة مثمرًا بالنسبة لك لتفعله كمالك". وتشمل مهام الاستعانة بمصادر خارجية الشائعة ما يلي.

• إمساك الدفاتر
• إعداد الضرائب
• جدولة المواعيد
• الرد على الهاتف
• الرد على البريد الإلكتروني
• كتابة الرسائل الإخبارية وتوزيعها
• تصميم وإدارة الموقع
• وسائل التواصل الاجتماعي
• الايداع
• دعم فني
• كتابة الاعلانات
• ادخال بيانات
• ابحاث
• تخطيط السفر
• الشحن
• التنظيف
• التسوق
• خدمة الزبائن

هل لديك مجموعة من الأسباب التي تجعل الاستعانة بمصادر خارجية غير مناسبة لعملك؟ ثم لدينا مجموعة من الأسباب التي قد تكون على خطأ.