الآثار "الرهيبة ، الرهيبة ، ليست جيدة ، سيئة للغاية" لانقطاع المكاتب

هل تعلم أن موظف المكتب العادي ينقطع كل ثلاث دقائق وأنه قد يستغرق الأمر 23 دقيقة فقط للعودة إلى المكان الذي غادروه؟

درس مستشار الكفاءة وكفاءة سير العمل ، إدوارد ج. براون ، الآثار الضارة لانقطاعات كهذه على إنتاجية المكاتب ، والرضا الوظيفي ، وجودة الأداء ، وأرباح الشركة ، والرضا الشخصي ، وهذا ما وجده:

من خلال بحثي ، اكتشفت أنه حتى الأشخاص ذوي الانضباط الشديد والمركزين يفقدون بشكل روتيني ثلاث إلى خمس ساعات يوميًا بسبب "قطاع الطرق" (الأشخاص الذين يقاطعونهم ، ولكن ببراءة). كانت استنتاجاتي تتبلور ، وبدأت في وضعها في كتاب. ثم بدأ إدراك غير مريح لفجر لي …

سأمنح واحدًا أو أكثر من موظفيي الممتازين مهمة مهمة وعاجلة وسيتوقفون عن العمل - متحمسون وملتزمون ومركزون. لكن الشيء التالي الذي تعرفه ، أود أن أسميهم بفكرة أو سؤال أو مهمة أخرى. كنت قد أغلق ، راضٍ بأنني قمت بمسح أجندي بشكل جيد. لكن كيف تفترض أنهم شعروا؟

مفرغة ، محبطة ، مشتتة ، هذه هي الطريقة. سحبوا فجأة مشروعًا منغمسين فيه بشدة ومتحمسون له. اضطر إلى تحويل انتباههم إلى موضوع آخر كان رئيسهم متحمسًا له فجأة والرد بحماس أن يجلب الموظفون الجيدون حماسة رئيسه.

بمقاطعتهم ، كنت أفسح الطريق أمام كل أمراض العلل التي كنت أكتب عنها. كنت يجري قطاع الطرق الوقت.

وماذا في ذلك؟ قد تكون تقول. أنت الرئيس - ألا ينبغي أن تحدد أولوياتك جدول أعمال فريقك؟ هنا "ماذا في ذلك":

أولاً ، الانقطاعات القصيرة ليست ضارة. فهي ليست حتى قصيرة. إن إيجازها الواضح يجعل قطاع الطرق يشعر بالبراءة ، لكن الانقطاعات ، بغض النظر عن السرعة ، تتسبب في أضرار.

تم سحب الموظفين من المهمة لفترة طويلة ظللت لهم المشاركة. وعندما انتهيت ، هل تفترض أنهم التقطوا اليمين من حيث توقفوا؟ لا ، لقد اضطروا إلى إعادة الانغماس في المشروع ، وتذكر أين كانوا وماذا قرروا القيام به بعد ذلك ، ثم أملوا في أن يعود الإلهام والحماس.

ثم اضطروا إلى تهدئة إحباطهم من اضطرارهم إلى إعادة تجميع صفوفهم ، لأنهم كانوا على وشك الان ، وأصبح من الصعب الآن. لقد فقدوا الزخم ، لكنهم مهنيون ، لذلك يقضون كل ما يلزم من طاقة للعودة إلى حيث كانوا. لكن التعب يتسبب في إنفاق الطاقة ، ومعرفة أنه يتعين عليهم تعويض الوقت الضائع يسبب الضيق. الضيق والتعب يؤدي إلى أخطاء ، والتي تستغرق وقتا أطول لتصحيح.

لذا ، من خلال سرقة وقت موظفيي ، كنت أفسد أعمالهم ، كل هذا الوقت الذي أفكر فيه كم هو عظيم مدرب أتعامل معهم بحرية كبيرة.

بعد ذلك ، كنت أخلق استنزاف الإنتاجية والأرباح . توظيف الناس يعني دفع ثمن وقتهم. كل ذلك الوقت الذي ضيعوا في محاولة العودة إلى المسار الصحيح بعد أن خرجت عن مسارهم؟ كنت ادفع اضافية لذلك! سواء كنت في العمل الإضافي ، أو في إبقاء الأشخاص المرهقين بالعمل سعيدًا من خلال الزيادات والمكافآت ، فقد كنت أنفق أكثر للحصول على أقل.

أخيرًا ، كنت أضرب مثالًا فظيعًا ، فأصمم ثقافة تتعارض مع أعمق معتقداتي الراسخة حول الأفراد والأداء والوقت والرضا. إذا كان بإمكاني التقاط الهاتف ومقاطعة الأشخاص المشغولين في الوقت الذي يناسبني ، فلماذا يجب على أي شخص آخر أن يفعل أي شيء حيال ذلك؟ تزدهر ثقافة الانقطاعات حيث يعامل الرئيس وقت وتركيز شعبه مثل سلعة رخيصة.

تعتقد أنك قد تكون مذنبا لكونك قطاع طرق ، أيضا؟ هنا بعض النصائح:

1. تحفيز نفسك للتغيير من خلال حساب تكلفة عادتك.

تقدير ، متحفظ ، أن كل موظف يفقد ساعتين في اليوم بسبب الانقطاعات. أضف تلك الدولارات غير المنتجة في الساعة. أو احسبها بهذه الطريقة: إذا كان مكان العمل الخاص بي نموذجيًا ، فهذا يعني أن الموظفين يفقدون ثلاث إلى خمس ساعات في اليوم. لذا ، إذا قضينا تمامًا على الانقطاعات ، فيمكننا أن نتجاوز عدد الموظفين الذين يتراوح عددهم بين 30 و 40 بالمائة تقريبًا - أو الموظفين الذين يمكننا إنتاج المزيد من العمل لديهم. النقطة المهمة هي وضع قلم رصاص عليه ، بحيث عندما يتعثر تصميمك ، يمكنك أن تتذكر لماذا يجب عليك أن تتغير.

2. تحقق من امتيازك عند الباب.

هل تؤكد عن غير قصد امتياز تنفيذي للمطالبة باهتمام موظفيك دون مراعاة احتياجاتهم أولاً؟ إذا كان الأمر كذلك ، فلن يكون التغيير سهلاً في البداية. لن تكون الرئيس إذا لم تكن على استعداد لتحريك رقبتك ، والمضي قدمًا ، والتغلب على العقبات ، وتحمل المخاطر التي قد لا يفعلها الآخرون. لذلك تعلم تهدئة حماسك والوقت الذي يستغرقه غزواتك بعض التأمل الجاد والممارسة.

3. لا تذهب وحدها.

تحدث إلى موظفيك عن كيفية تغييرك ولماذا. تجنيد تعاونهم. علّمهم كيفية الرد عليك عندما تتراجع (لأنك ستفعل ذلك ، وأنا أقوم بذلك حرفياً ، "لقد كتبت الكتاب").

تذكر ، أنهم ما زالوا لن يقولوا أبدًا ، "لا يا رب ، أنا مشغول جدًا لأن أوقفك" ، يمكنني أن أفعل ذلك الآن ، لكنني كنت في الواقع بضع ساعات فقط من الانتهاء من التقرير الذي طلبته بالأمس. إنه أمر معقد للغاية ، لذلك ربما نكون أفضل حالًا إذا انتهيت أولاً. ثم سأتصل بك ، على سبيل المثال ، الساعة 3:00 على أبعد تقدير ، وعلى استعداد لإعطاء فكرتك الجديدة انتباهي الكامل. والتي تعمل من أجلك؟"

4. بمجرد كسر عادة الانقطاع ، انظر حولك. هل هناك مساهمين آخرين في ثقافة الانقطاع؟

يمكن أن تسهم خطة الأرضية المفتوحة اليوم ، لا سيما إذا لم تكن هناك أماكن هادئة وقواعد مناسبة لاحترام حاجة بعضنا البعض للتركيز. آخر هو الاهتمام المفرط لمختلف الأجهزة والتنبيهات المقاطعة. مرة أخرى ، جند الموظفين في الوصول إلى أفضل بيئة لتلبية احتياجات تركيزهم.

هل مكان عملك سام؟ تعلم 4 طرق يمكنك من خلالها تغيير ثقافة العمل إلى ثقافة مستوحاة.